Ce inseamna semnatura olografa si electronica

În era digitalizării, semnăturile au evoluat pentru a răspunde nevoilor moderne de eficiență și securitate. Astfel, pe lângă semnătura olografă tradițională, utilizată de secole, a apărut semnătura electronică, care facilitează semnarea documentelor în format digital.

Ambele tipuri de semnături au valoare juridică, însă alegerea între ele depinde de contextul specific și de cerințele legale aplicabile.

Ce este semnătura olografă?

Semnătura olografă este semnătura realizată de mână, cu pixul sau stiloul, pe un document fizic. Aceasta este recunoscută legal și conferă autenticitate documentului semnat.

În context juridic, semnătura olografă are o valoare probatorie semnificativă, fiind adesea utilizată pentru autentificarea actelor juridice, contractelor, declarațiilor și altor documente oficiale.

Anumite documente, precum testamentele olografe, necesită ca întregul conținut să fie scris și semnat de mână de către autor pentru a fi considerate valide.

Deși tehnologia a introdus alternative digitale, semnătura olografă rămâne o metodă de autentificare larg utilizată datorită recunoașterii sale universale și a simplității în aplicare.

Ce este semnătura electronică?

Semnătura electronică este o formă digitală de semnătură care îți permite să semnezi documente, cum ar fi PDF-uri sau contracte, oferind posibilitatea de a identifica semnatarul și de a garanta că documentul nu a fost modificat după semnare.

Conform legislației, aceasta este definită ca „date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”.

În contextul actual al digitalizării, semnătura electronică a devenit un instrument esențial pentru eficientizarea proceselor administrative și comerciale. Aceasta permite semnarea documentelor de la distanță, reducând timpul și costurile asociate proceselor tradiționale de semnare.

Avantaje și dezavantaje ale semnăturii olografe

Semnătura olografă, deși tradițională, continuă să fie utilizată pe scară largă în diverse domenii. Pentru a înțelege mai bine relevanța acesteia în contextul actual, este important să analizăm avantajele și dezavantajele asociate.

Avantaje

• Accesibilitate și simplitate: Oricine poate realiza o semnătură olografă fără a necesita echipamente sau cunoștințe tehnice speciale.
• Valoare probatorie ridicată: În instanță, semnătura olografă este considerată o dovadă solidă a consimțământului semnatarului.
• Recunoaștere universală: Este acceptată pe scară largă în diverse jurisdicții, facilitând tranzacțiile și acordurile internaționale.

Dezavantaje

• Securitate limitată: Semnătura olografă poate fi mai ușor falsificată în comparație cu semnăturile digitale sau electronice.
• Necesitatea prezenței fizice: Semnatarul trebuie să fie prezent pentru a semna documentul, ceea ce poate fi inconvenient în anumite situații.
• Dificultăți în verificarea autenticității: Confirmarea autenticității poate necesita expertize grafoscopice costisitoare și de durată.
• Stocare fizică: Documentele semnate olograf necesită spațiu de depozitare și pot fi susceptibile la deteriorare sau pierdere.

Avantaje și dezavantaje ale semnăturii electronice

Semnătura electronică a devenit un instrument esențial în mediul de afaceri modern, oferind multiple beneficii, dar și prezentând anumite limitări.

Avantaje

• Eficiență și economie de timp: Permite semnarea documentelor de la distanță, eliminând necesitatea prezenței fizice și reducând semnificativ timpul alocat proceselor administrative.
• Reducerea costurilor: Elimină cheltuielile asociate cu imprimarea, transportul și stocarea documentelor fizice.
• Securitate sporită: Semnăturile electronice, în special cele avansate și calificate, oferă un nivel ridicat de securitate prin criptare și autentificare, asigurând integritatea și autenticitatea documentelor.
• Valoare legală: Conform legislației în vigoare, semnăturile electronice calificate au aceeași valoare juridică ca și semnăturile olografe.
• Accesibilitate: Facilitează semnarea documentelor de oriunde și oricând, fiind ideală pentru colaborările la distanță și pentru mediile de lucru remote.

Dezavantaje

• Costuri inițiale: Obținerea unei semnături electronice calificate implică adesea costuri pentru achiziționarea certificatului digital și a dispozitivelor necesare.
• Necesitatea reînnoirii: Certificatele digitale au o valabilitate limitată și trebuie reînnoite periodic pentru a rămâne valide.
• Complexitate tehnică: Implementarea și utilizarea semnăturilor electronice necesită cunoștințe tehnice și instruire adecvată pentru utilizatori.
• Acceptare limitată: În unele cazuri, anumite instituții sau parteneri de afaceri pot prefera sau solicita semnături olografe, ceea ce poate limita utilizarea semnăturilor electronice.

Cadrul legal al semnăturilor olografe și electronice

În România, utilizarea semnăturilor olografe și electronice este reglementată de un cadru legal bine definit, care asigură validitatea și securitatea documentelor semnate în format fizic sau digital.

Semnătura olografă

Semnătura olografă, realizată de mână pe un document fizic, este recunoscută legal și are valoare juridică deplină în conformitate cu prevederile Codului civil român. Aceasta este utilizată frecvent în diverse tipuri de acte, inclusiv contracte, declarații și alte documente oficiale.

Semnătura electronică

La nivel european, Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) stabilește cadrul legal pentru identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice.

În România, Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere transpune prevederile Regulamentului eIDAS în legislația națională. Această lege abrogă Legea nr. 455/2001 și introduce reglementări actualizate privind utilizarea semnăturilor electronice.

Conform noii legi, semnătura electronică calificată are aceeași valoare juridică ca și semnătura olografă. De asemenea, semnătura electronică avansată poate fi echivalată cu semnătura olografă dacă părțile implicate convin în mod expres acest lucru și înțeleg riscurile asociate.

Este important de menționat că utilizarea semnăturii electronice în România este supusă unor condiții stricte privind emiterea și utilizarea certificatelor digitale, precum și respectarea standardelor tehnice și de securitate stabilite de autoritățile competente.

Tipuri de semnături electronice

În conformitate cu Regulamentul eIDAS 910/2014 al Uniunii Europene, există trei tipuri principale de semnături electronice, fiecare având caracteristici și niveluri de securitate distincte:

Semnătura electronică simplă (SES)

Este cea mai de bază formă de semnătură electronică și presupune asocierea unor date în format electronic cu alte date electronice, utilizate de semnatar pentru a semna. Exemple includ:

• scrierea numelui într-un e-mail;
• scanarea unei semnături olografe și inserarea acesteia într-un document;
• bifarea unei căsuțe de acceptare a termenilor și condițiilor pe un site web.

Nivel de securitate: scăzut.

Utilizare recomandată: documente cu impact juridic redus sau acolo unde părțile implicate acceptă această formă de semnătură.

Semnătura electronică avansată (AES)

Această semnătură îndeplinește cerințe suplimentare față de SES:

• este legată univoc de semnatar;
• permite identificarea semnatarului;
• este creată utilizând date de creare a semnăturii pe care semnatarul le poate utiliza sub controlul său exclusiv;
• este legată de datele semnate astfel încât orice modificare ulterioară a datelor să poată fi detectată.

Nivel de securitate: mediu.

Utilizare recomandată: tranzacții interne, contracte între entități comerciale și alte documente care necesită un nivel moderat de securitate.

Semnătura electronică calificată (QES)

Este cea mai sigură formă de semnătură electronică și are aceeași valoare juridică ca și semnătura olografă. Caracteristici:

• îndeplinește toate cerințele unei semnături avansate;
• se bazează pe un certificat calificat emis de un prestator de servicii de încredere calificat;
• este creată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii.

Nivel de securitate: ridicat.

Utilizare recomandată: documente oficiale, contracte cu valoare juridică deplină, relații cu instituții publice și alte situații care necesită o garanție maximă a autenticității.

Când poți folosi semnătura olografă?

Semnătura olografă, realizată de mână pe un document fizic, rămâne o practică frecventă în diverse domenii, în special în situațiile în care legislația impune această formă de semnătură sau când părțile implicate preferă o abordare tradițională.

Situații în care este necesară semnătura olografă:

• Testamente olografe: Pentru ca un testament să fie considerat valid în forma olografă, acesta trebuie să fie scris integral de mână și semnat de către testator.
• Contracte de muncă: Deși legislația permite utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă, multe companii și angajați optează în continuare pentru semnătura olografă, din motive de conformitate sau preferință personală.
• Acte notariale: Anumite documente, precum contractele de vânzare-cumpărare imobiliară sau declarațiile autentice, necesită semnătura olografă în prezența unui notar public.
• Documente bancare: Deschiderea unui cont bancar, acordarea unui credit sau alte operațiuni financiare pot solicita semnătura olografă, în funcție de politica instituției financiare.
• Procese verbale și declarații pe proprie răspundere: În anumite contexte, autoritățile pot solicita semnături olografe pentru validarea acestor documente.

Când poți folosi semnătura electronică?

În relația cu instituțiile publice

Semnătura electronică calificată este acceptată de majoritatea instituțiilor publice din România, permițând:

• Depunerea declarațiilor fiscale și accesarea Spațiului Privat Virtual (SPV) la ANAF.
• Transmiterea raportărilor către CNAS și accesarea dosarului electronic de sănătate.
• Transmiterea registrului general de evidență a salariaților (REVISAL) către ITM.
• Participarea la licitații publice prin platforma SEAP / SICAP.
• Depunerea documentației pentru obținerea fondurilor europene prin platforma MySMIS.

Aceste utilizări contribuie la eficientizarea interacțiunii cu autoritățile și la reducerea birocrației.

În relațiile comerciale și profesionale

Semnătura electronică este frecvent utilizată în mediul de afaceri pentru:

• Semnarea contractelor comerciale și a acordurilor de colaborare.
• Emiterea și semnarea facturilor electronice.
• Transmiterea documentelor contabile și fiscale către parteneri sau autorități.
• Semnarea documentelor interne, precum procese verbale sau decizii manageriale.

Utilizarea semnăturii electronice în aceste contexte asigură integritatea documentelor și eficientizează procesele operaționale.

Pentru persoane fizice

Persoanele fizice pot utiliza semnătura electronică pentru:

• Semnarea cererilor și declarațiilor adresate instituțiilor publice.
• Accesarea serviciilor online oferite de diverse instituții, precum ANAF sau CNAS.
• Semnarea contractelor de muncă sau a altor documente legale.

Aceasta facilitează interacțiunea cu autoritățile și reduce necesitatea deplasărilor fizice.

Concluzie

Atât semnătura olografă (scrisă de mână) cât și cea electronică au roluri importante în validarea documentelor.

Semnătura olografă este esențială în situații precum semnarea testamentelor sau a unor acte notariale, unde legea impune această formă.

Semnătura electronică, în special cea calificată, este recunoscută legal și oferă o alternativă modernă și eficientă pentru majoritatea documentelor, facilitând procesele administrative și economisind resurse.